Homeoffice Tipps & Tools: Wie man das Arbeiten von zu Hause stressfrei und effizient gestaltet

Bei österreichischen Unternehmen liegt die Implementierung von Homeoffice oder Telearbeit in den letzten Jahren stark im Trend. Laut der „Flexible Working Studie 2019″ von Deloitte hat sich die Nutzung eines solchen Angebots auf Seiten der Arbeitnehmer von 2017 auf 2019 mehr als verdoppelt. In Zeiten wie der Corona-Krise sind somit schon viele Unternehmen für das verordnete „Social Distancing“ gewappnet und schicken Ihre Mitarbeiter nach Hause, um von dort aus weiter zu arbeiten.

Dabei stellt uns das Arbeiten auf Distanz – gerade über mehrere Wochen oder gar Monate hinweg – oft noch vor Herausforderungen. Wir möchten hier einen Einblick geben, wie man mit diesen neuen Anforderungen am besten umgeht und stellen nützliche Tipps und Tools vor, mit denen jeder das Arbeiten zuhause optimieren kann.

Von zu Hause stressfrei_und_effizient arbeiten

 

Homeoffice, sweet Homeoffice: Das perfekte Setup

Einer der größten Feinde des Homeoffice ist die Ablenkung. Um von zuhause auch tatsächlich effektiv und produktiv arbeiten zu können ist es entscheidend, sich seinen Arbeitsplatz entsprechend einzurichten. Daher sollte man sich, wenn die Wohnsituation diese Möglichkeit bietet, einen eigenen Bereich zum Arbeiten schaffen.

Den Remote-Arbeitsplatz einrichten

Gerade wenn häufiger oder über einen längeren Zeitraum zuhause gearbeitet wird, ist entsprechendes Equipment notwendig. Dazu zählen neben dem Rechner auch ein bequemer Bürostuhl, eine ausreichende Anzahl an Bildschirmen für die täglichen Aufgaben sowie die benötigten Ein- und Ausgabegeräte wie zum Beispiel ein Headset. Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitern aktuell die Möglichkeit, Hardware aus dem Büro mit nachhause zu nehmen, um optimal arbeiten zu können. Auch auf eine ergonomische Ausrichtung des Equipments sollte im Homeoffice Rücksicht genommen werden.

 

Planung ist alles

Für ein strukturiertes Arbeiten von zuhause ist es sinnvoll, sich detailliertere Ziele für jeden Arbeitstag zu setzen. Die Erstellung entsprechender Checklisten lässt uns den Überblick behalten. Außerdem dient es der Motivation, Punkt für Punkt abhaken zu können. Es kann passieren, dass man im Homeoffice das Gefühl bekommt, nichts oder zu wenig zu schaffen. Das liegt mitunter auch daran, dass das direkte Feedback und der Zuspruch der Kollegen in der Isolation fehlt. Hier ist eine simple Liste ein einfaches und effektives Mittel, den Überblick zu behalten und sich seiner Leistungen wieder bewusst zu werden.

Produktivität steigern

Neben der einfachen Checkliste gibt es noch viele weitere Wege, effizient von zuhause aus zu arbeiten. Ein Beispiel dafür ist die Anwendung der Pomodoro-Technik, die vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt wurde. Um die Arbeitsphasen in 25-minütige Zeitblöcke zu unterteilen, verwendete er eine Eieruhr in Form einer Tomate, welche schlussendlich als Namensgeber der Pomodoro-Technik diente. Auf 25 Minuten Arbeit folgt immer auch eine mindestens 5-minütige Pause.

Pomodoro_Technik

Zeitmanagement im Homeoffice

Am besten man hält sich mit der Strukturierung des Arbeitstages auch im Homeoffice an den gewohnten Zeitplan, der schon im Büro gut funktioniert hat. Damit alle im Team Bescheid wissen, wer aktuell im Dienst ist und wer nicht, kann es helfen die klare An- und Abwesenheit mit dem Team abzustimmen. Ein kleines „Guten Morgen“ oder „Schönen Feierabend“ im Gruppenchat sorgt auch dafür, dass man selbst besser in den Arbeitstag starten bzw. abends abschalten kann.

Wer sich mit Produktivitätstechniken und effizientem Arbeiten beschäftigt weiß: Pausen sind wichtig! Das gilt genauso für das Arbeiten zuhause. Auch den Feierabend sollte man unbedingt respektieren. Weil das „nach Hause gehen“ wegfällt kann es hilfreich sein, sich hier ein anderes Ritual anzugewöhnen, um Arbeit von Freizeit zu trennen. Am besten ist es, etwas Ordnung zu schaffen den Computer ausschalten und den „Arbeitsort“ kurz zu verlassen. Ein kurzer Spaziergang, Meditation oder Sport können die Einstimmung den Feierabend zusätzlich versüßen.

Stay in Touch: Gemeinsam einsam

Eine Vielzahl von Kanälen und Tools erlaubt es uns, mit den Kollegen auch ohne persönlichen Kontakt in Verbindung zu bleiben. Aktuell sind diese Tools wichtiger denn je um den Zusammenhalt im Team und im Unternehmen beizubehalten. Denn wir Menschen sind soziale Wesen, zu wenig Kontakt führt zu Einsamkeit, die uns schnell auch krank machen kann.

Stay in touch_Isolation im Homeoffice

Hier ein paar Tipps, wie man der Isolation im Homeoffice entgegenwirken kann:

  • In Verbindung bleiben: Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Skype bieten unzählige Möglichkeiten, sich unkompliziert auszutauschen
  • Klatsch & Tratsch: Auch im Büro werden morgens bei der Kaffeemaschine nicht ausschließlich berufliche Themen besprochen. Daher gilt auch im Homeoffice: es darf persönlich werden. Es ist gut sich im Team oder auch zu zweit auf privater Ebene auszutauschen und über die eigenen Erfahrungen und Herausforderungen mit der Situation im Homeoffice zu sprechen.
  • Videochats nutzen: Im normalen Büro reicht meist eine Nachricht per Mail oder ein kurzer Anruf. Im Homeoffice ist es aber eine willkommene Abwechslung, die Kollegen in einem Videochat auch mal wieder sehen zu können.

 

Too much Information: Kommunikationsregeln aufstellen

Beim Arbeiten im Homeoffice fällt der stetige Austausch, den man aus dem Büroalltag kennt, komplett weg. Dadurch geht viel Information unbewusst verloren. Andererseits fühlen sich Kollegen vielleicht auch bemüßigt, jeden Gedanken oder Einwand sofort per E-Mail oder im Chat loszuwerden. Ergebnis: Wichtige Informationen fehlen, an anderer Stelle wird man mit Informationsmüll geflutet – das perfekte Chaos! Doch es gibt natürlich Mittel und Wege, die Kommunikation im Homeoffice zu optimieren.

Klare Ziele und Strukturen

Klare Definitionen und Zielvorgaben sind beim Arbeiten generell wichtig, im Homeoffice aber essenziell um gute Ergebnisse zu liefern. Durch den fehlenden Austausch passiert es sonst schnell, dass sich die Arbeit mehrere Stunden beim ersten Review als komplette Themenverfehlung herausstellt. Daher sollte man vorab noch detaillierter die genaue Aufgabenstellung erläutern, bevor drauflosgearbeitet werden darf.

Home Office_Communication Tools

E-Mails, Chats und Projektmanagement-Tools sind wichtig für den täglichen Austausch. Leider neigen wir aber dazu, bei der Wahl und Kombination der verschiedenen Kanäle kreativ zu werden. Damit Informationen nicht mühsam aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden müssen empfiehlt es sich klare Regeln aufzustellen, welche Themen in welchen Kanal gehören und welche nicht. Komplexe Sachverhalte lassen sich per Telefon oder Videochat oft noch am einfachsten klären. Für interne Team-Absprachen haben sich Tools mit Gruppenchat-Funktionen wie beispielsweise Slack bewährt. Aufgabenpakete logisch und übersichtlich für alle betreffenden Personen zu erfassen wird mit Projektmanagement-Tools ermöglicht. Hier können auch Verantwortlichkeiten, Deadlines und alle nötigen Zusatzinformationen zentral gesammelt werden.

Konversationsmüll vermieden

Darüber hinaus sollte digitaler Konversationsmüll vermieden werden. Hier ist jeder angehalten, vor dem Absenden kurz zu überlegen, ob die betreffende Nachricht tatsächlich in dieser Weise nötig und wichtig ist. Würde man wegen dieser Nachricht beispielsweise auch seinen Arbeitsplatz verlassen und das Büro des Kollegen aufsuchen, um ihm die Information mitzuteilen? Denn genau so fühlt es sich auch für dem Empfänger im Homeoffice an.

Erfolgreiche Online Meetings

Ein regelmäßiger Austausch ist besonders wichtig und sollte neben diversen Gruppenchat auch in regelmäßigen Online Meetings stattfinden. Hier ein paar Tipps, wie das nächste Online Meeting noch produktiver gestaltet werden kann.

 

icon_agendaEine klare Agenda definieren
Für ein erfolgreiches Meeting muss allen Beteiligten klar sein, worum es eigentlich geht. Hier sollte im Vorfeld Input von den Teilnehmern eingeholt werden. Die daraus entstehende Agenda wird allen Teilnehmer zeitnah vor dem Meeting zur Verfügung gestellt.

 

icon_verhalten

Verhalten in Online Meetings
Nebenher unbemerkt Mails lesen oder das Smartphone checken ist in Online Meetings genauso unhöflich wie bei realen Besprechungen. Um Langeweile vorzubeugen werden nur jene Personen zum Meeting                          eingeladen, für die die besprochenen Themen auch tatsächlich
                        relevant sind.

 

icon_motivation

Teilnehmer motivieren
Frontalvorträge sind für die meisten unattraktiv. Für mehr Austausch und ein produktives Miteinander sorgt ein interaktiv gestaltetes Online Meeting. So bleiben alle Teilnehmer am Ball und man erzielt den besten Output.­­­

 

Aktionsplan statt Standardprotokoll erstellen
Am Ende des Meetings wird ein klarer Aktionsplan mit eindeutigen Verantwortlichkeiten der einzelnen Teilnehmer erstellt. Eine nachfolgende Aussendung per Mail mit den geplanten Aktionen und Timelines hält alle auf Kurs.

 

icon_feedback

Feedback einholen
Wie ist das Online Meeting gelaufen? Was hat gut funktioniert? Wo lassen sich Abläufe optimieren? Durch ehrliches Feedback der einzelnen Teilnehmer kann die zunächst noch ungewohnte Situation im Online Meeting schnell verbessert werden.

 

Das Arbeiten im Homeoffice bietet viele Vor- aber auch Nachteile. Es ist wichtig sich der neuen Herausforderungen bewusst zu sein und proaktiv neue Arbeitsweisen und Tools zu integrieren. Nur so kommt auch das eigene Wohlbefinden nicht zu kurz und wir können weiter produktiv miteinander arbeiten.

 

Was sind Ihre Erfahrungen im Homeoffice? Wie meistern Sie oder Ihr Unternehmen die neue Herausforderung? Lassen Sie es uns wissen: redaktion.at@wirecard.com